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Agile Project Management nella P.A.? (Part 1)

by Project Management Family (The Wife) on 2015-03-23

Hey, what's up project manager?

Lo scorso 19 dicembre 2014 si è chiusa una delle più importanti gare di appalto ICT degli ultimi anni, quella per i servizi Cloud nella Pubblica Amministrazione, il cui iter è stato gestito dalla CONSIP, la centrale acquisti nazionale della P.A.

1,95 miliardi di euro per 5 anni di contratto quadro per servizi ICT suddivisi in 4 lotti:

  • Lotto 1: Servizi di cloud computing, IAAS, PAAS,SAAS e Cloud Enabling
  • Lotto 2: Identità digitale e sicurezza applicativa
  • Lotto 3: Servizi di interoperabilità per i dati e di cooperazione applicativa
  • Lotto 4: Servizi di realizzazione e gestione di Portali e Servizi on-line

Obiettivo

razionalizzazione della spesa con un risparmio stimato di circa 3 miliardi di euro per le Amministrazioni (centrali e locali) che utilizzeranno i servizi del contratto quadro.

Elemento di innovazione principale: erogare applicazioni e servizi delle P.A. italiane in modalità as-a-service, quindi senza necessità di gestire fisicamente presso le Amministrazioni stesse l'infrastruttura necessaria (server + rete), che sarà nel cloud, in un Data Center remoto messo a disposizione dal vincitore dell'appalto, con ovvi vantaggi e risparmi in termini di gestione per lo stakeholder pubblico.

Qualcun altro pensa all'esercizio, alla continuità operativa, ai backup e a tutto ciò che serve per far funzionare applicazioni ed erogare servizi. Insomma, un outsourcing a livello "fisico" oltre a quello "contrattuale" già da tempo praticato.

Usare applicazioni software tramite un modello cloud based non è in sé innovativo. Chi di voi non usa da anni Dropbox o le Google Apps? E non solo SaaS, ma anche PaaS e IaaS. Quante aziende piccole e grandi hanno migrano e stanno migrando i loro sistemi informativi sul cloud? Va però va riconosciuto che per la Pubblica Amministrazione innovare è più difficile che per il singolo o la startup di turno. Per dimensioni e per normativa.


Software is everywhere

Il software è l'attuatore di gran parte delle innovazioni tecnologiche e di processo. Nella gara CONSIP, anche se in misura diversa per ciascun Lotto, i vincitori dell'appalto dovranno realizzare progetti software. Non è possibile fare una valutazione precisa, ma se anche solo il 25% del valore del contratto quadro dovesse essere impiegato per questo, staremmo parlando di almeno 500 milioni di euro in 5 anni in progetti di sviluppo software (knowledge project), ossia:

  • progetti a produzione immateriale...
  • ...spesso caratterizzati da requisiti e scope poco stabili e difficilmente definibili a priori in modo completo
  • Insomma, quel tipo di progetti che ha ispirato nel 2001 l'Agile Manifesto

Una gestione Agile dei progetti ICT sembrerebbe un approccio in teoria ideale per la nostra P.A.. L'enfasi sulla produzione di valore (ndr, software e servizi nel caso di un progetto ICT) invece che di tonnellate di documentazione qualche volta fine a sé stessa (ndr, working software over comprehensive documentation) e la capacità di adattarsi dinamicamente ai cambiamenti di contesto ridefinendo richieste e priorità (ndr, responding to change over following a plan) consentono di aumentare il valore ottenuto a parità di spesa sostenuta, e potrebbero garantire più servizi per il cittadino anche in tempi di spending review .

Ma la nostra Amministrazione Pubblica, con la sua fisiologica inerzia, la necessità di formalizzare procedure e attività, produrre deliverable intermedi a cui subordinare il prosieguo dei progetti, è in grado di raccogliere la sfida dell'Agile Project Management, ingrediente fondamentale dei progetti ICT e della nuova evoluzione verso il modello cloud?

Le forniture ICT per la P.A. sono regolate da gare di appalto pubbliche con iter, procedure attuative e linee guida metodologiche oggi ampiamente standardizzate e definite da CONSIP. Questo è un aspetto sicuramente positivo. I capitolati tecnici di gara sono derivati da modelli generali e si ispirano a principi conformi alla normativa e in linea con le raccomandazioni governative (AgID).


Questo modello centralizzato e standardizzato ha un solo problema:

che eventuali inefficienze o mancanze vengono propagate su tutti i procedimenti di acquisizione di beni e servizi ICT dell'Amministrazione.

CONSIP ha recepito l'importanza di introdurre elementi di governance agile nei progetti ICT, come testimoniato dal seguente estratto dal Capitolato Tecnico del Lotto 4 della Gara di Appalto per i Servizi Cloud della Pubblica Amministrazione, citata in precedenza, relazione allo sviluppo di app mobili:

"[omissis]...Si richiede che il Concorrente descriva come intende gestire le attività sopra elencate, fornendo una descrizione dei processi e dell'organizzazione che intende mettere in campo, in particolare secondo un approccio agile...[omissis]

Ma che accade se il fornitore, come in una partita di poker, "va a vedere le carte" proponendo una vera governance Agile di progetto? L'Amministrazione sarà in grado di onorare la richiesta o lo scopo era solo quello di inserire nei capitolati di gara delle buzzword di cui oggi non si può più fare a meno?

In alternativa al ciclo completo, CONSIP prevede anche un ciclo ridotto, simile al primo, che si limita ad accorpare analisi e disegno in un'unica fase mantenendo comunque la struttura a cascata. C'è poi un ciclo cosiddetto a fase unica, concettualmente vicino ad un concept agile (accorpamento in un'unica fase di analisi-disegno-realizzazione-test da svolgersi con continuo contatto con il committente) se non fosse che esso può essere utilizzato solo per progetti di dimensioni molto piccole.

Allora non c'è proprio nessuna possibilità di organizzare un progetto software per la P.A. in modo Agile rispettando i dettami CONSIP? Una backdoor esiste ed è data dal cosiddetto ciclo "ad hoc", la cui definizione cita testualmente:

"[omissis]...Per attività progettuali le cui caratteristiche non consentano l'applicazione dei cicli sopra descritti, sarà possibile definire cicli di sviluppo “ad hoc”, da formalizzare nel Piano di qualità che aderiscano il più possibile alle peculiarit` delle attività progettuali stesse e dei prodotti da realizzare.
Sarà possibile definire fasi specifiche, prevedere iterazioni di fasi o di interi cicli, individuare prodotti specifici di ciascuna fase, che possono consistere anche in versionamenti successivi e incrementali di uno stesso oggetto/documento....[omissis]

Yes, we could! Va però considerato che questo ciclo "ad hoc" viene visto di solito come un'eccezione, qualcosa a cui tendenzialmente fare ricorso in casistiche che che si cercherà accuratamente di evitare (anche perché comporta maggior lavoro nella definizione di fasi e deliverable di progetto, altrimenti già codificate e standardizzate). Un modo per facilitare l'adozione, dove ritenuto utile, di approcci Agili alternativi ad un Waterfall più o meno camufato potrebbe essere la definizione da parte di CONSIP di un ciclo Agile di riferimento, con deliverable e "cerimonie" specifici.


Gettare il cuore oltre l'ostacolo

Una reale Agile Transition non può limitarsi all'iniezione di piccole dose di approcci iterativi in uno schema Waterfall o all'introduzione di uno standup meeting giornaliero all'interno del Communication Plan. Governo Agile significa mettere in discussione una visione, ancora "inossidabile" nei capitolati pubblici, di progetto ICT come semplice cascata di fasi: analisi, progettazione, sviluppo, collaudo, rilascio, manutenzione.

È indubbiamente "Waterfall" il principale ciclo di vita del software previsto da CONSIP nei capitolati di gara pubblici: il cosiddetto ciclo completo. In termini di Project Management significa pianificazione il più possibile a priori di tutti gli aspetti realizzativi, definendo uno scope di progetto (in function point, ndr) che può variare entro limiti molto ristretti, con poca o nessuna libertà di manovra sui requisiti in corso d'opera, se non tramite il consueto change management di progetto che però sappiamo bene come si cerchi di ridurre ad "eccezione" piuttosto che promuoverlo a "regola".

Il punto fondamentale è che per vedere i primi servizi (cioè funzionalità software...) erogati agli utenti dobbiamo attendere il termine del collaudo di tutto il sistema e relativa formalizzazione, quindi la fine dell'intero progetto.

Indipendentemente dallo specifico metodo che volete adottare (Scrum, XP, etc.) un approccio Agile prevede necessariamente:

  • La strutturazione timeboxed del lavoro con iterazioni (di 2-4 settimane ciascuna).
  • Il rilascio anticipato di funzionalità agli utenti al termine di ciascuna iterazione, svolgendo all'interno di essa l'intero ciclo di analisi-disegno-sviluppo-test-collaudo. Quindi...
  • ...il rilascio anticipato e progressivo di valore prima della fine del progetto stesso.

Esempio: Realizzazione di servizi on-line per il cittadino su un portale web pubblico

rilascio di un primo nucleo base di funzionalità in tempi molto ridotti (valore per il cittadino), estendendo e completando progressivamente il servizio con le altre funzionalità previste nel corso delle successive iterazioni di lavoro.


Conclusioni

Da un lato CONSIP sembra comprendere l'utilità di approcci Agili nei progetti ICT e ne richiede l'adozione dei capitolati di gara, dall'altro fatica a garantire le condizioni di base necessarie al loro utilizzo, lasciando a disposizione solo l'escamotage del ciclo "ad hoc".

Tuttavia, non abbiamo ancora affrontato l'ostacolo attualmente più grande per l'introduzione di una reale governance agile dei progetti ICT per la P.A.: l'aspetto contrattuale. Rimanete sintonizzati. Ne parleremo nella seconda parte di questo articolo, di prossima pubblicazione.

Intanto voi, Project Manager e Team Leader di progetti ICT per la nostra Amministrazione, cosa ne pensate?

The Wife, PMP

The Wife è PMP®,imprenditrice, founder e CEO di PM.FAM. Nella sua vita precedente ha lavorato nella più grande azienda italiana di ICT come Project Manager in un contesto CMMI Level 3 per la Pubblica Amministrazione e la Sanità. Attualmente membro del board del PMI® Rome Chapter, è orgogliosamente project manager, project management trainer, mentor, coach e keynote speaker per The Project Management Family.